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  • le 18 septembre 2019

Depuis la rentrée 2018, Kosmos, spécialiste de la transformation digitale pour l’éducation, accompagne la région Grand-Est dans son ambitieux plan numérique éducatif : le lycée 4.0. Ce projet a pour objectif que tous les lycées de la région soient connectés tout en apportant aux élèves et à la communauté éducative tous les outils nécessaires aux enjeux pédagogiques d’où la mise en place notamment du wifi dans tous les établissements et l’accès à des ressources numériques diversifiées et gratuites.

Dans le cadre de ce plan numérique éducatif, le Gestionnaire d’Accès aux Ressources (GAR) a été mis en place pour garantir un accès aux ressources numériques via Skolengo aux élèves et aux enseignants tout en assurant la protection de leurs données à caractère personnel. Après avoir déployé son ENT « Mon Bureau Numérique » dans plus de 840 établissements, Kosmos a développé une nouvelle application sur-mesure via Kosmos Solutioning pour sécuriser la distribution massive d’ordinateurs à destination des lycéens à la rentrée 2019.

Un nouveau service numérique sur-mesure en support du projet Lycée 4.0

Au cours des deux années scolaires passées, la région Grand-Est a déjà équipé plus de 40 000 élèves au travers d’un dispositif d’aide aux familles pour se doter d’un ordinateur. Dans le prolongement de ce dispositif, la région décide d’équiper plus de 110 000 élèves d’ordinateurs portables à la rentrée 2019. Ce déploiement constitue une première à l’échelle d’une région et implique de véritables enjeux de dématérialisation, de sécurisation et de logistique de distribution.
À travers son activité Kosmos Solutioning, Kosmos a proposé la réalisation d’un service sur-mesure pour accompagner la région Grand-Est dans ce déploiement d’envergure.
Kosmos a développé et déployé le module GESMAT dans un calendrier extrêmement contraint de quatre mois. Cette application sur-mesure a garanti une distribution fluide et contrôlée à une cadence très élevée de plusieurs milliers d’unités par jour à la rentrée. Cet outil a également été conçu pour s’appuyer sur les différentes bases de données des établissements afin de garantir une attribution actualisée, légitime et sécurisée des matériels aux élèves. Grâce à cette application, la région pourra ainsi constituer son stock au plus près des besoins et en suivre la distribution en temps réel. En 3 semaine, 110 000 ordinateurs seront distribués dans près de 300 établissements. La dématérialisation du processus et l’ajustement précis des stocks de matériels constituent une réelle économie. 
 
gesmat


Gestmat facilite et sécurise la distribution des ordinateurs dans les établissements

Le jour de la rentrée, un processus simple et rapide via l'application Gesmat.monbureaunumerique.fr va permettre de distribuer un ordinateur à chaque élève éligible. Le processus de distribution se déroulent en 2 actions seulement pour l’élève :
  • L’élève se présente à un premier comptoir où un distributeur vérifie sur l’application GESMAT et via le code barre associé à son nom, s’il est éligible ou non à recevoir un ordinateur. L’élève éligible reçoit alors une pochette avec le code barre associé à l’ordinateur qui lui sera remis.
  • L'élève se présente ensuite devant le 2-ème distributeur qui scanne le code barre remis par le premier agent et lui remet un ordinateur dont il scanne le code barre pour en assurer le suivi.

Avec le scanner, toutes ces informations sont renseignées automatiquement dans l’application ce qui permet de garantir la légitimité de l'attribution du matériel. L’application peut faire face à de nombreuses situations pouvant avoir lieu le jour de la distribution. En quelques clics, le distributeur peut vérifier que l’élève non présent sur le listing est éligible ou non éligible à la remise de l’ordinateur. C'est un moyen efficace pour justifier à l'élève la non remise d'un pc. Par exemple, l’élève a déjà reçu un ordinateur l’année précédente, il n’est donc pas éligible cette année pour recevoir un ordinateur.
L’application prévoit un tableau de bord qui permet aussi bien à la Région qu’aux établissements de suivre en temps réel le bon déroulement de la distribution.

Avec Kosmos Solutioning, Kosmos a su proposer une solution sur-mesure pour répondre à cette opération de grande ampleur.