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ARS
Premier dispositif de dématérialisation d’aide à la restauration scolaire en Haute-Garonne

Qui sont-ils ?

L’Aide à la Restauration Scolaire (ARS) est un engagement solidaire prioritaire du conseil départemental de Haute-Garonne.

C’est un dispositif qui permet aux collégiens de familles modestes d’accéder au service de restauration de leur établissement. En fonction des ressources de la famille, les frais de demi-pension sont pris en charge à 50% ou en intégralité.

À ce titre, le Conseil départemental de Haute-Garonne consacre un budget d’environ 6 millions par an.

Les besoins énoncés

Le conseil départemental de Haute-Garonne avait la volonté de simplifier les démarches administratives liées aux demandes d’aide à la restauration scolaire pour les familles, les établissements et le conseil départemental.

Le processus était lourd : dépôt de demandes papiers par les familles, saisie des formulaires papiers par les services du département, demandes de complément et de relances manuelles, etc.

Le conseil départemental a confié à Kosmos la conception et la réalisation d’un service de dématérialisation du processus de dépôt et d’instruction des demandes d’aide à la restauration scolaire et des flux d’échanges entre les établissements et le conseil départemental. Des outils de pilotage sont également mis à disposition du département.

L’objectif était d’optimiser la gestion des dizaines de milliers de demandes soumises chaque année mais aussi d’offrir un service public moderne pour les familles. L’enjeu était de déployer ce service de dématérialisation dans plus d’une centaine de collèges publics et privés dès juin 2017.

Le projet

Kosmos a développé et déployé en un temps record ce nouveau dispositif de dépôt et instructions de demandes ARS en étroite collaboration avec le conseil départemental de Haute-Garonne.

Ce dispositif fonctionne de manière autonome mais est aussi accessible via l’ENT eCollège31. En l’intégrant au bouquet de services d’eCollège 31, son accès est ainsi simplifié et la récupération des données des familles est automatisée dans le respect du cadre du Schéma Directeur des ENT (SDET).

Les familles remplissent en quelques clics un formulaire de demande d’ARS et le soumettent pour instruction. Les parents suivent facilement l’état d’avancement de leurs dossiers et sont notifiés de la décision.

Pour les établissements, ce processus apporte une visibilité sur l’état d’avancement des demandes et un gain de temps dans les échanges avec le conseil départemental de Haute-Garonne.

Pour le département, cette solution supprime le temps passé sur la ressaisie des dossiers et réduit les charges d’instruction des demandes grâce à la convergence des e-service autour d’e-Collège31.

Ce service numérique a été développé par Kosmos à l’état de l’art des technologies du web : spring boot, HTLM5, CSS et javascript. Il est accessible et adapté aux différents terminaux : tablette, smartphone, ordinateur, etc.

La synthèse

Depuis juin 2017, 100% des établissements du département de Haute-Garonne disposent de ce service d’ARS performant. 

Aujourd’hui, les demandes sont déposées en moins de 5 minutes par les familles et instruites en moins de 1 minute. Les échanges avec les familles sont facilités et dématérialisés. Les flux entre les établissements et la collectivité sont intégralement automatisés.

Grâce à ce dispositif de dématérialisation, le Conseil départemental rend un meilleur service aux usagers tout en capitalisant sur eCollège31 en tant qu’e-service public.

À retenir

  • Prise en main rapide des familles : 85% d’adhésion dès la première année
  • 95% des demandes instruites en 4 mois
  • Mise à disposition en temps réel de l’état des dossiers pour les familles, l’établissement et le département
  • Application intégrée à l’ENT

Quelques chiffres

  • 1/3 des familles des collégiens bénéficie de l’aide à la restauration scolaire
  • 23 000 dossiers sont déposés chaque année
« Kosmos a réalisé un dispositif performant assurant un service public de qualité ! C’est un réel bénéfice pour les familles et les collèges mais aussi pour l’administration du département »
Marie-Henriette De Malvinsky
Direction de l’Éducation et des équipements scolaires